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Si bien actualmente se baraja la posibilidad de que la filosofía haya existido durante el siglo XIX en Estados Unidos, sin duda el origen del término se remonta a Japón durante el final de la Segunda Guerra Mundial.

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Durante esa época, Japón vivió una época de fuerte escasez de recursos, por lo que desarrollaron métodos para evitar el despilfarro, los gastos innecesarios y optimizar la gestión del tiempo. Así, durante la crisis petrolera de 1973, las compañías japonesas aventajaron con creces a las americanas y europeas.

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Pero no sería hasta 1983 cuando se acuñara propiamente el término Kaizen. Un hombre llamado Masaaki Imai trabajaba en Washington DC, donde su trabajo era acompañar a los empresarios japoneses en sus visitas lo definió como tal en su libro «Kaizen: Japanese Spirit of Improvement» donde lo señala como la clave del éxito de las empresas japonesas.

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Desde ese momento ha sido un método, que parte de la idea de que no hay ninguna compañía con cero defectos, utilizado por renombradas compañías como Toyota y que llevó a la creación de nuevas técnicas como el lean management, enfocado en la calidad de producción de las empresas y el aprovechamiento de los recursos humanos.

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La palabra es una combinación de las palabras japonesas «kai» y «zen». Kai se refiere al cambio, mientras que Zen hace referencia a la escuela budista que se centra en vivir en el presente y premia la simplicidad, sustituyendo los lujos materiales con realización espiritual.

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Just in Time (JIT)

La optimización de los procesos en los años 50 dio paso al surgimiento del lean system en los sesentas como un nuevo método dentro del mundo automovilístico a través del Sistema de Producción de Toyota (TPS, en sus siglas en inglés). 

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El TPS también es conocido de forma genérica como el método Just in Time (JIT) es un método de organización y optimización de un proceso productivo en una fábrica (concepto netamente empresarial). Este método forma parte del proceso de mejora Kaizen e incluyen herramientas como:

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1. Las 5S

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1.- Seiri, la clasificación

El primer paso en la metodología debe ser esta. La clasificación de todos los objetos que hay en el lugar de trabajo, y es que esto es de vital importancia pues permite descartar los elementos innecesarios y determinar cuáles son los importantes. Para lograr esto se requieren 3 pasos:

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• Crear un criterio de clasificación. En este se determina la cantidad del objeto, la utilidad, su frecuencia de uso y demás variables que se consideren necesarias.
• Después de crear el criterio de clasificación se determinan qué objetos se consideran innecesarios y pasan a un área de espera donde el responsable de ellos deberá determinar qué hacer con ellos.
• Después de este primer filtro, los objetos que hayan pasado, serán clasificados de acuerdo a su frecuencia de uso.

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2.- Seiton, el orden

Para este momento ya se sabe qué materiales son relevantes y cuáles no. Por eso en este paso se procede a ordenar todos los objetos. Esto también lo podemos aplicar en nuestra vida cotidiana pues el orden que propone nos ayudará a  ser más efectivos

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En primer lugar, se seleccionan los elementos que se usan cada hora o diariamente, estos son la prioridad y deberán estar en el espacio al que puedas llegar estirando los brazos. Esto optimizará nuestra producción en el corto plazo.

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Luego vendrán los objetos que se usen con menos frecuencia, pero que se usan al menos una vez a la semana, o al mes. Estos deben permanecer cerca.

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Y así consecutivamente, debemos alejarnos de los objetos que menos usemos para ir creando un mejor orden.

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3.- Seiso, la limpieza

Este paso parece redundante y para algunos quizás innecesario, pero la limpieza es un factor muy importante para la consecución del kaizen y debe hacerse todos los días.

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De acuerdo a esto, son los mismos trabajadores los que deben encargarse de que su sitio de trabajo esté siempre limpio, y para ello deben crear un plan de responsabilidades.

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4.- Seiketsu, estandarización

Este puede que sea el paso más difícil, pero será de tremenda ayuda para mejorar la  gestión del tiempo,  y es que consiste en hacer de los otros tres pasos anteriores algo normal, es decir, convertirlos en un hábito. Algunos consejos para lograrlo son:

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• Diseñar técnicas para medir el seguimiento de los 3 puntos anteriores.
• Crear reglas y responsabilidades de limpieza y hacerlas públicas.
• Tener un mapa con la nueva disposición de los objetos en documentos accesibles para todos de manera sencilla.
• Incentivar al equipo de trabajo con premios y reconocimientos.

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5.- Shitsuke, la disciplina

Finalmente, para lograr la metodología Kaizen, se debe alcanzar un gran nivel de disciplina, sin duda, un valor muy importante para evitar la procrastinación. Para lograrlo algunos indicadores a tomar en cuenta son:

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• Todos los trabajadores deben tener asimilado el proceso.
• Todo el equipo debe tratar el lugar de trabajo como si fuera su propio hogar.
• El líder debe dar el ejemplo y participar activamente en el cumplimiento de las 5S.

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Si se cumplen todos los requisitos del kaizen, se podrán detectar y solucionar los problemas de todas las áreas de trabajo, y la primera ventaja de la empresa será su constante e indetenible mejora. Te sorprenderás al ver todo el crecimiento que puedes tener implementando estos pequeños cambios.

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2. Total Productive Maintenance (TPM)

Este movimiento, conocido como el mantenimiento productivo total, nació en Estados Unidos con fundamento en el mantenimiento preventivo de los años 50. Este consistía en realizar actividades de revisión parcial de forma planificada. En estas se hacen los cambios necesarios para evitar que aparezcan las posibles fallas.

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También lo podemos implementar en la vida cotidiana, ya que al revisar nuestros patrones de conducta podemos atajar fallos o errores antes que se vuelvan realmente perjudiciales.

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3. Análisis de causa raíz 

Este análisis busca encontrar la razón de algún problema. Esta es una práctica iterativa que busca analizar todas las posibles causas de un problema hasta dar con el incidente detonante que esté afectando a los sistemas productivos. Claro que solo podemos considerar que se encontró la raíz del problema cuando al eliminarla, el fallo desaparece.

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Por ejemplo, si vas atrasado en una materia, puedes desglosar las posibles causas (ver el móvil, salir con amigos, dormir de más, etc.) hasta llegar a la causa que puede ser mal manejo del tiempo o procrastinación antes que cause problemas a largo plazo.