El método Kaizen y la búsqueda por la mejora continua

El método Kaizen, la filosofía que no solo mejorará tu empresa sino que te ayudará a dar un salto en los estándares de calidad de tu vida

La palabra, y la filosofía, Kaizen es de origen japonés y se puede traducir como «el acto de mejorar lo malo». Aunque para la mayoría de las personas, la filosofía del método Kaizen se puede resumir en «cambiar para mejor». En la modernidad, esta filosofía ha sido aplicada en el mundo de los negocios y es uno de los conceptos más utilizados tanto por compañías, agentes e incluso empleados.

Y es que todos le pueden sacar provecho a sus enseñanzas, así que empecemos y veamos cómo mejorar con el método Kaizen.

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Qué es el método Kaizen y la mejora continua

El método Kaizen es una filosofía cuyo significado literal es el cambio para mejorar. Podríamos considerar el método como un proceso interno que ocurre dentro de nuestra mente. 

Nuestra misión es descubrir nuestro potencial, eliminar ineficiencias y tomar los pasos necesarios para acercarnos a esa meta.  En otras palabras, el método consiste en una constante superación personal, haciendo referencia a que siempre podemos encontrar mejores formas de impulsar nuestro crecimiento. 

Uno de los factores más importantes del método es el énfasis que hace en construir  hábitos saludables paulatinamente, por eso a pesar de su fama dentro del mundo laboral, es una filosofía de mejora continua que podemos poner en práctica para cambiar pequeños detalles de nuestras rutinas que mejoran nuestra productividad y nos permiten potenciar nuestro crecimiento personal.

La importancia de este método es que al ser un sistema de mejora continua le planta cara a la conformidad y se perfila como lo opuesto a la complacencia, busca romper el status quo y maximizar nuestras aptitudes. Lo que a la larga nos permitirá definir nuestra misión personal.

Orígenes y herramientas de la metodología

Si bien actualmente se baraja la posibilidad de que la filosofía haya existido durante el siglo XIX en Estados Unidos, sin duda el origen del término se remonta a Japón durante el final de la Segunda Guerra Mundial.

Durante esa época, Japón vivió una época de fuerte escasez de recursos, por lo que desarrollaron métodos para evitar el despilfarro, los gastos innecesarios y optimizar la gestión del tiempo. Así, durante la crisis petrolera de 1973, las compañías japonesas aventajaron con creces a las americanas y europeas.

Pero no sería hasta 1983 cuando se acuñara propiamente el término Kaizen. Un hombre llamado Masaaki Imai trabajaba en Washington DC, donde su trabajo era acompañar a los empresarios japoneses en sus visitas lo definió como tal en su libro «Kaizen: Japanese Spirit of Improvement» donde lo señala como la clave del éxito de las empresas japonesas.

Desde ese momento ha sido un método, que parte de la idea de que no hay ninguna compañía con cero defectos, utilizado por renombradas compañías como Toyota y que llevó a la creación de nuevas técnicas como el lean management, enfocado en la calidad de producción de las empresas y el aprovechamiento de los recursos humanos.

La palabra es una combinación de las palabras japonesas «kai» y «zen». Kai se refiere al cambio, mientras que Zen hace referencia a la escuela budista que se centra en vivir en el presente y premia la simplicidad, sustituyendo los lujos materiales con realización espiritual.

La optimización de los procesos en los años 50 dio paso al surgimiento del lean system en los sesentas como un nuevo método dentro del mundo automovilístico a través del Sistema de Producción de Toyota  (TPS, en sus siglas en inglés). 

El TPS también es conocido de forma genérica como el método Just in Time (JIT) es un método de organización y optimización de un proceso productivo en una fábrica (concepto netamente empresarial). Este método forma parte del proceso de mejora Kaizen e incluyen herramientas como:

1. Las 5S

1.- Seiri, la clasificación. 

El primer paso en la metodología debe ser esta. La clasificación de todos los objetos que hay en el lugar de trabajo, y es que esto es de vital importancia pues permite descartar los elementos innecesarios y determinar cuáles son los importantes. Para lograr esto se requieren 3 pasos:

  • Crear un criterio de clasificación. En este se determina la cantidad del objeto, la utilidad, su frecuencia de uso y demás variables que se consideren necesarias.
  • Después de crear el criterio de clasificación se determinan qué objetos se consideran innecesarios y pasan a un área de espera donde el responsable de ellos deberá determinar qué hacer con ellos.
  • Después de este primer filtro, los objetos que hayan pasado, serán clasificados de acuerdo a su frecuencia de uso.

2.- Seiton, el orden. 

Para este momento ya se sabe qué materiales son relevantes y cuáles no. Por eso en este paso se procede a ordenar todos los objetos. Esto también lo podemos aplicar en nuestra vida cotidiana pues el orden que propone nos ayudará a  ser más efectivos

En primer lugar, se seleccionan los elementos que se usan cada hora o diariamente, estos son la prioridad y deberán estar en el espacio al que puedas llegar estirando los brazos. Esto optimizará nuestra producción en el corto plazo.

Luego vendrán los objetos que se usen con menos frecuencia, pero que se usan al menos una vez a la semana, o al mes. Estos deben permanecer cerca.

Y así consecutivamente, debemos alejarnos de los objetos que menos usemos para ir creando un mejor orden.

3.- Seiso, la limpieza.

Este paso parece redundante y para algunos quizás innecesario, pero la limpieza es un factor muy importante para la consecución del kaizen y debe hacerse todos los días.

De acuerdo a esto, son los mismos trabajadores los que deben encargarse de que su sitio de trabajo esté siempre limpio, y para ello deben crear un plan de responsabilidades.

4.- Seiketsu, estandarización. 

Este puede que sea el paso más difícil, pero será de tremenda ayuda para mejorar la  gestión del tiempo,  y es que consiste en hacer de los otros tres pasos anteriores algo normal, es decir, convertirlos en un hábito. Algunos consejos para lograrlo son:

  • Diseñar técnicas para medir el seguimiento de los 3 puntos anteriores.
  • Crear reglas y responsabilidades de limpieza y hacerlas públicas.
  • Tener un mapa con la nueva disposición de los objetos en documentos accesibles para todos de manera sencilla.
  • Incentivar al equipo de trabajo con premios y reconocimientos.

5.- Shitsuke, la disciplina. 

Finalmente, para lograr la metodología Kaizen, se debe alcanzar un gran nivel de disciplina, sin duda, un valor muy importante para evitar la procrastinación. Para lograrlo algunos indicadores a tomar en cuenta son:

  • Todos los trabajadores deben tener asimilado el proceso.
  • Todo el equipo debe tratar el lugar de trabajo como si fuera su propio hogar.
  • El líder debe dar el ejemplo y participar activamente en el cumplimiento de las 5S.

Si se cumplen todos los requisitos del kaizen, se podrán detectar y solucionar los problemas de todas las áreas de trabajo, y la primera ventaja de la empresa será su constante e indetenible mejora. Te sorprenderás al ver todo el crecimiento que puedes tener implementando estos pequeños cambios.

2. Total Productive Maintenance (TPM)

Este movimiento, conocido como el mantenimiento productivo total, nació en Estados Unidos con fundamento en el mantenimiento preventivo de los años 50. Este consistía en realizar actividades de revisión parcial de forma planificada. En estas se hacen los cambios necesarios para evitar que aparezcan las posibles fallas.

También lo podemos implementar en la vida cotidiana, ya que al revisar nuestros patrones de conducta podemos atajar fallos o errores antes que se vuelvan realmente perjudiciales.

3. Análisis de causa raíz 

Este análisis busca encontrar la razón de algún problema. Esta es una práctica iterativa que busca analizar todas las posibles causas de un problema hasta dar con el incidente detonante que esté afectando a los sistemas productivos. Claro que solo podemos considerar que se encontró la raíz del problema cuando al eliminarla, el fallo desaparece.

Por ejemplo, si vas atrasado en una materia, puedes desglosar las posibles causas (ver el móvil, salir con amigos, dormir de más, etc.) hasta llegar a la causa que puede ser mal manejo del tiempo o procrastinación antes que cause problemas a largo plazo.

Etapas de Kaizen

Actualmente tenemos muchas herramientas que nos ayudan a controlar y medir nuestro progreso, sin embargo una opción excelente para esto es realizar un checklist para evaluar el kaizen en tu día a día:

1. Planificación: ¿Cuál es tu objetivo y cómo buscas alcanzarlo? Definir fechas, metas y acciones. Si por ejemplo deseas aprender a tocar guitarra, construye tu conocimiento a partir de pequeñas mejoras constantes.

2. Actuación: define los posibles retos y soluciones para tener en cuenta dentro de tu plan de acción. ¡Ponlas en práctica! Si deseas bajar de peso y tu obstáculo es comer muchos dulces, ponte manos a la obra y cambia los dulces por frutas. Recuerda que son esos pequeños pasos los que nos ayudan a llegar a la meta.

3. Verificación: hacer seguimiento a tu día a día y siempre adaptarte a tu objetivo. Los cambios no son lineales y siempre necesitarán de constancia y voluntad. Siguiendo el ejemplo de la alimentación más sana, podrías apuntar tu menú del día.

4. Evaluación: ¿lograste tu objetivo inicial? ¿Qué resultados has obtenido en el tiempo planteado? Recuerda que es un proceso de mejora continua. Si en tus metas estaba bajar de peso y tener una mejor salud, no necesariamente tienes que llegar hasta la meta deseada, pero sí tienes que estar en el camino de lograrla.

¿Cómo incluir Kaizen en tu día a día?

El Kaizen es una filosofía que no solo sirve para optimizar nuestras empresas, sino también para mejorar nuestra calidad de vida. Siguiendo algunos parámetros autoimpuestos podemos, sin darnos cuenta, hacer cambios vertiginosos para mejor en nuestras vidas:

1. Auto-cuestionarnos: ¿hay algo que puedas mejorar en tu vida?

2. No se trata de perfección, sino de hacer lo que nos hace bien

3. Rompe con los malos hábitos: no dejes para mañana esos pequeños obstáculos que te impiden ser mucho más productivo en tu día a día

4. Prioriza las cosas importantes de tu día: nuestras decisiones influyen mucho en cómo llevar a cabo nuestras metas

5. Reconoce tus éxitos: ¿hoy hiciste 10 minutos más de ejercicio? ¿Caminaste a tu trabajo en lugar de ir en autobús? Celebra esos pequeños avances hacia un mejor estilo de vida y cuidan tu salud 

6. Mide tus cambios: cualquiera de las técnicas expuestas en el artículo te permitirán controlar el camino hacia nuestras metas personales.

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Orlando Osorio
Ing. Producción

Ingeniero de Producción. Fundador de Tiny Rockets. Ha liderado proyectos de Growth Marketing para grandes empresas de Silicon Valley como BetterUp, Grove y Rocketplace. Participó en el Workshop de hábitos con James Clear en el evento de Habit Hackers Colorado 2018. Más de 5 años desarrollando productos para ayudar a las personas a construir mejores hábitos.

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